Evenementenvergunning aanvragen

De organisator van een evenement vraagt - al dan niet na een vooroverleg -  een digitale vergunning aan voor het evenement. Het doel van de aanvraag is om onder andere inzicht te krijgen in de feiten en gegevens over de activiteiten, het publiek, de deelnemers, de organisatie, de risico’s en het veiligheidsplan.

De vergunningverlener toetst of de aanvraag volledig is. Waar nodig wordt om aanvullende stukken gevraagd.

De vergunningverlener beoordeelt de volledige aanvraag, relevante (in)formele regels, gegevens over de reputatie van het evenement en relevante gegevens uit overige kennisbronnen. Deze beoordeling leidt tot de behandelclassificatie: regulier (A), aandacht (B) of risicovol evenement (C).  Daarna wordt de aanvraag wordt getoetst aan de geldende regelgeving van de Algemene plaatselijke verordening. Afhankelijk van de behandelclassificatie wordt de aanvraag ter advisering voorgelegd aan de politie, brandweer en gemeentelijke afdelingen.

Daarna volgt een besluit. Bij een positief besluit krijgt u een vergunning. U moet zich houden aan de voorwaarden en voorschriften die genoemd zijn in de vergunning.

Geef bij uw aanvraag de volgende informatie:

1. Een volledig ingevuld aanvraagformulier (door middel van DigiD of eHerkenning).
2. Kaart van de locatie en/of routekaart (route, optocht, stoet en/of parcours). 
3. Tekening (op schaal getekend) van het evenemententerrein, met daarop alle gebouwen, bouwsels/objecten, afsluitingen/afscheidingen met toegangen en nooduitgangen van het terrein, parkeergelegenheid, bereikbaarheid en opstelplaatsen voor de hulpdiensten.
4. Plattegrondtekening (schaal 1:100) van alle bouwsels/objecten voorzien van maten en eventuele aanwezige veiligheidsvoorzieningen.
5. Calamiteitenplan/veiligheidsplan (EHBO, beveiliging, telefoonnummers, etc.). Format beschikbaar, zie onderaan deze pagina.
6. Mobiliteitsplan. Format beschikbaar, zie onderaan deze pagina. Dit is in ieder geval verplicht als bij een evenement meer dan 1.000 personen komen en/of bij het nemen van tijdelijke verkeersmaatregelen.
7. Draaiboek/programma.
8. Bijlage waaruit blijkt dat een tijdelijke bouwsel zoals een tent, podia en tribune (constructief) veilig is.
9. Tekening (op schaal getekend) van het kampeerterrein met wegen, paden en ontsluitingen.
10. Indieningvereisten op basis van het “Besluit brandveilig gebruik en basishulpverlening overige plaatsen”:
    1. Situatieschets met noordpijl;
    2. Plattegrond op schaal of met maatvoering waarop de aanwezige bouwsels (zoals een tent, tribune, kramen, podia) groter dan 25m² zijn aangegeven;
    3. Plattegrond van iedere bouwsel die is bestemd voor meer dan 150 mensen, waarbij de hoogste bezetting wordt opgegeven. Per bouwsel wordt aangegeven: 
    • De voor personen beschikbare oppervlakte
    • De gebruiksbestemming;
    • De opstelling van inventaris en inrichtingselementen (zoals stands, kramen, podia), met aanduiding van de situering van, voor zover deze aanwezig zijn: 

• brand- en rookwerende scheidingsconstructies;
• vluchtroutes;
• draairichting van doorgangen;
• nooduitgangen en vluchtroutes, met aanduiding van de breedte daarvan;
• vluchtrouteaanduidingen;
• noodverlichting;
• brandblusvoorzieningen, en
• brandweeringang.

De bijlagen moeten in het bestandstype PDF/A worden aangeleverd. Foto’s mogen in JPG-bestand. Met het aanvraagformulier kunt u maximaal 45Mb aan bijlagen meesturen. Wilt u meer (of grotere) bijlagen meesturen, dan kan dit via evenementen@monferland.info.

Aan het behandelen van een aanvraag evenementenvergunning zijn kosten verbonden. Dit noemen we leges. De gemeente brengt voor haar werkzaamheden leges in rekening. Voor een actueel overzicht van de leges verwijzen wij u naar de legesverordening die te vinden is op www.overheid.nl.

U vraagt de vergunning voor een evenement aan bij de gemeente. Doe dit tijdig en begin een half jaar van te voren. Dient u uw aanvraag niet 12 weken van te voren bij ons in, of is de aanvraag niet compleet, dan kan worden besloten de aanvraag niet te behandelen.

Bent u of anderen het niet eens met de beslissing van de gemeente? Dan kunt u of anderen binnen 6 weken bezwaar maken.

Het kan zijn dat u nog andere vergunningen of ontheffingen moet aanvragen. Bijvoorbeeld een parkeerontheffing of ontheffingen voor het schenken van alcohol of het afsteken van vuurwerk.

Neem in een vroeg stadium contact op met de evenementencoördinator van de gemeente. Wij denken graag met u mee en kunnen u informeren over (gemeentelijke) subsidiemogelijkheden, facilitaire ondersteuning  en uw evenement helpen promoten.

Andere vergunningen of ontheffingen

Het kan zijn dat u nog andere vergunningen of ontheffingen moet aanvragen. Bijvoorbeeld een parkeerontheffing of ontheffingen voor het schenken van alcohol of het afsteken van vuurwerk.

Om de brandveiligheid op plaatsen als evenemententerreinen en festivals te bevorderen gelden er met ingang van 1 januari 2018 landelijke regels voor de brandveiligheid van ‘overige plaatsen’. Deze regels staan in het besluit 'Brandveilig gebruik en basishulpverlening overige plaatsen'. Het gaat hierbij om plaatsen die in georganiseerd verband worden gebruikt. Ook tijdelijke bouwsels die daar worden geplaatst vallen hieronder, zoals een tent op evenemententerreinen, een tribune en een podium. In het besluit zijn voorschriften opgenomen waaraan altijd moet worden voldaan.

Als u een evenementenvergunning moet aanvragen, dan hoeft  u geen aparte melding brandveiligheid van ‘overige plaatsen’ te doen.  In Montferland hebben wij ervoor gekozen om dit in de aanvraag evenementenvergunning mee te nemen. Dit scheelt u werk, tijd en een extra procedure.

Als u geen evenementenvergunning nodig heeft, dan moet u mogelijk wel een melding 'brandveiligheid van overige plaatsen’ doen. Meer informatie vindt u in onderstaande bijlage 'Meldingsformulier Brandveilig gebruik en basishulpverlening overige plaatsen'.